Het verhuizen van een domein is niet moeilijk: de EPP-code opvragen bij de huidge provider en invullen bij de nieuwe provider. Dit kan soms in het klantenpaneel, soms moet je de EPP-code per e-mail vragen.
Het verhuizen van een website is ook niet ingewikkeld, zeker als je het al een paar keer hebt gedaan. Het lastigste is nog dat bij de nieuwe provider het SSL-certificaat niet onmiddellijk actief is. Daarvoor moet de adreswijziging van de domeinnaam eerst op alle gekoppelde servers bekend zijn.
Maar dan moeten ook alle e-mail boxen mee. Heb je GSuite of MS Exchange, dan volstaat het aanpassen van server-instellingen en loopt alles gewoon door. Heb je echter lokale e-mailboxen op je eigen domein, dan kun je met een aantal handelingen je bestaande e-mails behouden door ze over te zetten naar je nieuwe account. In Outlook zul je waarschijnlijk niets kwijtraken want die bewaart al je mails ook lokaal. Maar je telefoon slaat weinig op: die laat alleen zien wat er op de e-mail server staat. Het is dus zaak om je e-mails op de nieuwe server te krijgen, zodat je telefoon ze ook weer ziet.
Te doen per e-mailbox: maak een kopie van je mailfolder.
Dit is in sommige clients (MS Outlook bijvoorbeeld) niet per se noodzakelijk maar het is altijd veilig om een extra kopie te hebben voor het geval je een foutje maakt. Hoe maak je een kopie?
- Maak een nieuwe folder aan in je e-mail client. Belangrijk: Deze folder NIET ONDER het bestaande e-mail account hangen, maar op minimaal hetzelfde niveau!
- Kopieer je emails en subfolders van je bestaande account naar de nieuwe Outlook-folder.
- Zet de domeinverhuizing in gang. Er kunnen nog e-mails binnen komen. In je e-mail client kun je een regel aanmaken om die mailtjes te kopiëren naar de nieuwe map,
Dan is het wachten tot de domeinnaam over is gezet. Je e-mail client zal dan gaan sputteren dat hij geen contact meer kan maken met de server. Je kunt dan twee dingen doen: de server-instellingen aanpassen of een nieuwe account maken met de juiste instellingen.
- Het meest bedrijfszekere is een nieuw account aanmaken met de instellingen van de nieuwe server. Doe dat ook op je telefoon. Op je telefoon zie je dan een lege mailbox.
- Kun je weer mails versturen en ontvangen, kopieer dan de mails en folders van je backup naar de folder van het nieuwe account in je e-mailprogramma. De server zal de mailfolders synchroniseren en de mails verschijnen ook weer op je telefoon. Dit kan even duren afhankelijk van de grootte van de mailboxen.
Alles wat hierboven staat wil je provider misschien ook voor je doen. Hij heeft dan wel je e-mail login nodig. Jij zult zelf wel altijd je eigen devices moeten configureren op de nieuwe e-mail instellingen.
Technisch makkelijker maar niet altijd mogelijk
Bij veel providers kun je zelf bij de mailfolders van de server. Als zowel de oude als de nieuwe provider werken met het “dovecot”-protocol, maak je eerste de gebruikers aan op de nieuwe server. Daarna kun je de mailboxen overslepen van de oude naar de nieuwe server. Dit is een specialistisch werkje, laat dat door je provider doen. Het voordeel is dat je lokaal niet hoeft te goochelen met bestanden en folders, wat zeker bij meerdere mailboxen tot vergissingen kan leiden.
