Even iets versturen naar je klanten, zonder abonnement op een mailservice
Herkenbaar? Je hoeft maar een paar keer per jaar iets naar je klantenbestand te sturen — een servicebericht, een aankondiging, een kortingsactie — en toch betaal je het hele jaar door voor een e-mailmarketingtool die uit lijkt te gaan van dagelijks gebruik! Voor wie structureel nieuwsbrieven stuurt met uitgebreide segmentatie, A/B-testen, inschrijfformulieren en automatiseringen is een platform als Mailchimp of ActiveCampaign nog steeds een prima keuze. Maar voor incidenteel, misschien wel persoonlijk contact met een paar honderd bestaande klanten voelt de prijs-kwaliteitverhouding voor kleine en middelgrote gebruikers steeds vaker scheef.
Daarom heb ik een eigen, lichtgewicht alternatief laten bouwen: een WordPress-plugin die precies dat ene ding goed doet: een gepersonaliseerde mail versturen naar een lijst, rechtstreeks vanuit je eigen website, zonder maandelijkse kosten en zonder dat je gegevens bij een externe partij hoeven te staan. En gepersonaliseerd is dan ook echt gepersonaliseerd, niet alleen een naam erboven.
Wat het doet
- Je plakt je klantenlijst of specifiek segment daarvan rechtstreeks vanuit Excel in een tekstvak — geen los CSV-bestand exporteren of importeren nodig. Je houdt dus zelf in Excel je klanten bij.
- Elke kolomtitel (Cellen A1, B1, C1 etc.) wordt een label. Heb je kolommen als Voornaam, Accountnaam of Korting, dan zet je die (wel unieke) labels op de eerste rij en maak je per klant een rij waar je de waarden en teksten inzet.
- Een gewone rich text-editor gebruik je voor de inhoud van de mail (vet, cursief, lijsten, links) — geen aparte HTML-kennis nodig, al kan dat wel met een tekst-tabblad erbij voor wie toch iets specifieks -maar wel mailbestendig- wil aanpassen.
- Gebruik in deze tekst gewoon
[Voornaam],[Accountnaam]of[Korting]en dat wordt automatisch per klant ingevuld. Een kolom leeg laten voor sommige klanten? Geen probleem, dan verschijnt er simpelweg niets. Dus maak je in Excel een kolom met “Persoonlijk” dan kun je per geadresseerde besluiten wat je erin zet. Op de plek waar die persoonlijk mededeling moet komen, zet je in de tekst [Persoonlijk] - Versturen via je eigen SMTP-server, of via de gewone mailserver van je hosting — jij kiest.
- Een instelbare vertraging tussen elke mail, zodat je je mailserver niet overbelast.
- Live voortgang tijdens het versturen (“Verstuurd: 23/60”), met een Stop-knop voor als je toch wilt ingrijpen.
- Een testmodus: verstuur eerst naar alleen de eerste paar rijen van je lijst (handig om enkele eigen adressen of forwards naar jezelf bovenaan te zetten en te controleren of alles klopt en de personalisering er goed uit ziet) voordat je de hele lijst gaat mailen.
- Een controlefunctie die je vooraf laat zien of je alle kolommen wel gebruikt (dat hoeft niet) en of al je placeholders wel bestaan (dat moet wel) — zodat je niet pas ná het versturen ontdekt dat er ergens
[Voornam]in plaats van[Voornaam]stond.
Waar het wél en niet voor bedoeld is
Eerlijkheid duurt het langst, dus ook hier: dit is geen vervanging voor een volwaardig e-mailmarketingplatform, en dat is ook niet de bedoeling.
Prima geschikt voor:
- Incidentele, persoonlijke berichten aan je eigen (bestaande) klanten — denk aan onderhoudsmeldingen, servicewijzigingen, seizoensacties.
- Kleine tot middelgrote lijsten (denk aan tientallen tot een paar honderd contacten).
- Situaties waarin je toch al per klant iets anders wilt zeggen (die ene regel “fijne verjaardag” of “tot volgende week”) — met platte kolommen in Excel kom je al een heel eind.
Niet geschikt voor:
- Grootschalige, doorlopende nieuwsbriefcampagnes met open- en klikstatistieken, A/B-testen of geautomatiseerde druppel-campagnes.
- Koude marketinglijsten waarbij je professioneel unsubscribe-beheer, bounce-verwerking en afzenderreputatie-monitoring nodig hebt — daar zijn die gespecialiseerde platformen voor.
- Het versturen van grote aantallen ineens: elke mailprovider en hostingpartij hanteert een eigen dagelijkse of uurlijkse verzendlimiet. Ga je toch een keer richting de honderden, controleer dan vooraf even bij je provider wat daar de grenzen zijn, om te voorkomen dat je account tijdelijk geblokkeerd wordt. En stel je vertraging daarop af.
En uiteraard geldt, zoals bij elke manier van mailen naar klanten: zorg dat je een geldige grondslag hebt om ze te mailen (bestaande klantrelatie, eerder gegeven toestemming) — dat verandert niet doordat het via een eigen tooltje gaat in plaats van via een extern platform.
Interesse?
Gebruik je dit soort incidentele verzendingen ook, en wil je misschien af voor een vast platform waarvoor je eigenlijk te weinig verstuurt en dat geautomatiseerde opties biedt waarvan je bijna niets gebruikt? Laat het weten — dan zet ik ’m ook op jouw website klaar.
